05/2003 Externe Archivierung sichert den Überblick
Von Markus Bach
In jedem erfolgreichen Unternehmen werden Arbeitsabläufe ständig optimiert. Kaum ein Unternehmensbereicht bleibt ausgespart. Ausnahme ist jedoch oftmals das hauseigene Archiv. Das findet meist nur im ersten Quartal eines jeden Jahres Beachtung, wenn es um die gesetzlich vorgeschriebenen Archivierungsfristen für steuerrelevante unterlagen geht.
Darüber hinaus verbleibt jedoch je nach Branche, Unternehmensgröße und Struktur ein nicht unerheblicher Rest an Originalunterlagen, der auch als solcher archiviert werden muß. Dazu gehören Baupläne, Zeichnungen, notarielle Urkunden, Forschungsunterlagen, Versicherungs- und Kreditunterlagen. Unterlagen der unterschiedlichsten Geheimhaltung und solche von historischem Wert mit den unterschiedlichsten Aufbewahrungsfristen zwischen 5 und 30 Jahren, teilweise länger. Und dazu gehört so manches, was man einfach nicht wegwerfen möchte, weil es für die Firmenhistorie unverzichtbar ist.
Der Computer hilft hier nicht immer weiter. Einerseits liegt das daran, daß das papierlose Büro bis heute nicht existiert, andererseits ist eine elektronische Archivierung nur dann sinnvoll, wenn entweder eine extrem hohe Zugriffshäufigkeit von mehreren Mitarbeitern auf ein Dokument gleichzeitig oder eine besonders lange Aufbewahrungspflicht vorliegt. Diese kann bei historisch wertvollen Unterlagen bis zu 90 Jahre und länger betragen.
In allen anderen Fällen spricht der hohe Aufwand an Personal- und Initialkosten gegen das elektronische Archiv, denn die Archivierung und Verwaltung des Originals schneidet im Kostenvergleich in der Regel bedeutend günstiger ab. Außerdem darf und will man gerade bedeutsame Originale trotz elektronischer Archivierung nicht einfach vernichten, so daß letztlich ein Doppelaufwand entsteht.
Außerdem hat das hauseigene Archiv auch seine Tücken, zumal wenn ein für alle Aktensuchenden gleiches Ordnungs- und Suchsystem nicht vorhanden oder nicht auf dem aktuellsten Stand ist. So pflegen unterschiedliche Abteilungen auch unterschiedliche Ablagesysteme, der individuelle und kreative Anteil hierbei ist in seiner Quantität nicht zu unterschätzen. So findet zwar der eine Mitarbeiter, sofern nicht abwesend durch Urlaub oder Krankheit, die gesuchte Akte. Ein Kollege wird entweder viel Zeit verschwenden oder die Suche ergebnislos abbrechen oder gar beides. Dabei ist die Akte vorhanden, aber nach dem letzten Zugriff falsch abgelegt und deshalb unauffindbar.
Effiziente Lösung
Eine effiziente Lösung bieten hier externe Dienstleister. Zu ihrem Angebot gehören zunächst die Analyse, Bestandsaufnahme und Neuordnung vorhandener Kundenarchive, die Entwicklung strukturierter und effektiver Prozeßabläufe, Registrierung und Indexierung von Dokumenten aller Art durch den Einsatz intelligenten Ordnungssystems. Außerdem werden exakte Lagerlisten erstellt. Bei einem guten Dienstleister führt das dazu, daß innerhalb von Minuten nach einer Anfrage das Dokument vorliegt. Für eine professionelle externe Archivierung spricht man die Sicherheit der Dokumente durch Einlagerung unter papierfreundlichen Bedingungen und geschützt vor unbefugtem Zugriff sowie unter sorgfältiger Wahrung des Datenschutzes. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht werden die Dokumente auf Wunsch vernichtet.
Entscheidend ist dabei die deutliche Reduzierung von Raum-, Personal- und Betriebskosten. Für den Kunden bedeutet diese Form der externen Aktenlagerung und Verwaltung eine deutliche Kostensenkung von bis zu 60 Prozent je nach Unternehmensgröße, Archivumfang, Lagervariante und individuellem Service. Darüber hinaus verbessert ein Unternehmen deutlich seine gesamte Infrastruktur und sichert sich dabei langfristig einen optimal geschützten und kontrollierten Zugriff auf seinen Aktenbestand.
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