09/2006 Lieber noch einmal kopieren
Die Deutschen haben ein ganz besonderes Verhältnis zum Papier. Unternehmer Rolf Gehring freut es. Er verdient damit seinen Lebensunterhalt.
Tag für Tag haben wir es mehrfach in den Händen. Es kommt per Post oder per Fax. Es ist mal strahlend weiß und mal graubraun. Und eigentlich dürfte es gar nicht mehr existieren – zumindest hat man uns das in den vergangenen Jahren stets weismachen wollen. Die Wirklichkeit ist jedoch eine andere: Papier ist aus der heutigen (Geschäfts-) Welt nicht wegzudenken. Wir verbrauchen mehr Papier als je zuvor. Und das, obwohl seit Jahren vom volldigitalisierten und papierlosen Büro schwadroniert wird.
„Reine Utopie“ sagt Rolf Gehring. „Was passiert in Unternehmen gewöhnlicherweise, wenn eine E-Mail eintrifft?“, fragt er. Das verschmitzte Lächeln verrät, daß er die Antwort längst kennt: „Die E-Mail wird ausgedruckt.“ – In der Tat: Unabhängige Studien belegen, daß Unternehmen die Anzahl ihrer Papierdokumente alle zwei Jahre verdoppeln. E-Mails tragen dazu einen Großteil bei. Vor allem deutsche Unternehmen haben scheinbar eine ganz besondere Beziehung zum Papier. „Bevor ein Original-Schriftstück vernichtet wird, werden sicherheitshalber noch ein bis zwei Kopien gemacht – für alle Fälle“, scherzt Gehring.
Daß er über diese Eigenart nicht sonderlich betrübt ist, versucht er gar nicht erst zu verheimlichen. Schließlich verdient der mittelständische Unternehmer mit dem Papierausstoß anderer Leute seinen Lebensunterhalt. Gehring ist Geschäftsführer der META Archivdepot Deutschland GmbH mit Hauptsitz in Oberhausen. Das Produkt, das er seinen Kunden anbietet, ist so banal wie erfolgreich: ein externes Archiv für Akten, Zeichnungen, Karteikarten und Baupläne – kurzum für alles was auf Papier festgehalten wurde und für die Ewigkeit oder kürzere Zeiträume archiviert werden soll.
Das Produkt kommt offensichtlich bestens an: Sage und schreibe 230 Kilometer Akten lagern derzeit in den Depots der insgesamt 15 META-Niederlassungen in Deutschland und der Schweiz. Theoretisch könnte Gehring also die Autobahn A 3 von Oberhausen bis Frankfurt mit Aktenordnern vollstellen. Zahlreiche Unternehmen haben sich bereits von Rolf Gehring und seinen Kollegen überzeugen lassen, ihr ursprünglich internes Archiv auszulagern.
META Archivdepot versteht sich dabei als Fullservice-Dienstleister. Die Akten werden nicht nur gelagert, sondern verwaltet. Wenn sie erstmals eintreffen, werden die Akten indiziert und in der hauseigenen Software registriert. Darüber hinaus erhalten sie ein voraussichtliches Vernichtungsdatum. Danach werden sie mit bis zu sechs anderen Aktenordnern in einen neutralen Karton, den Gehring „Archiv-Box“ nennt. Die Box und die einzelnen Inhalte erhalten einen Aufkleber mit dem Code aus Zahlen und Buchstaben. „Der Kundenname oder eine eindeutige Bezeichnung des Inhalts werden aus Sicherheitsgründen nicht vermerkt“, erklärt Gehring.
Eine von vielen – Die So gekennzeichnete Box wandert dann ins Depot. Dort ist sie eine von vielen. Denn bis auf den Code sind alle Boxen identisch. Eine eindeutige Zuordnung ist nur über die Software möglich. Und auf diese können nur die handverlesenen Mitarbeiter Gehrings zugreifen. „Benötigt der Kunde Zugriff auf einzelne Dokumente aus seinem Archiv, genügt ein Anruf oder eine E-Mail“, schildert Gehring. Der Zugriff auf das Dokument erfolgt binnen 15 Minuten – garantiert. Danach wandert das Schriftstück per Mail, Fax oder Kurier zum Kunden.
Welcher Mitarbeiter des Kunden auf welche Daten aus dem Archiv zugreifen darf, kann vorher eindeutig festgelegt werden. Zu dem erhält der Kunde jeden Monat eine Auflistung darüber, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat. „Diese Transparenz gibt es in den meisten internen Archiven nicht“, erläutert Gehring. Daß darüber hinaus durch die Auslagerung im Vergleich zur internen Lösung auch noch Kosten eingespart werden (bis zu 70 Prozent), wird vor diesem Hintergrund schon fast nebensächlich. Schließlich lagern mitunter hochsensible Daten in den Archiven.
Rolf Gehring selbst scheint indes unnötigen Papierausstoß vermeiden zu wollen. Die Unternehmenspräsentration gibt es nicht etwa als gebundenes Papierwerk, sondern ganz zeitgemäß als PowerPoint-Präsentation auf CD-ROM. Das Gehring weiß, was mit dem elektronischen Dokument als nächstes passiert, sieht man jedoch an seinem verschmitzten Lächeln. Er weiß: Vielleicht landet seine Präsentation irgendwann einmal in Papierform in einem seiner neutralen Kartons. Die Deutschen haben eben irgendwie eine ganz besondere Beziehung zum Papier.
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