10/2006 Meta Archivdepot: Dokumente extern archivieren – Schneller Zugriff
Die Meta Archivdepot GmbH bietet mit ihrem System zur extern Archivierung und Verwaltung von Dokumenten eine Alternative zum oft unübersichtlichen und vollgestopften unternehmenseigenen Papierarchiv. Archivierte Dokumente können innerhalb von 15 Minuten bereitgestellt werden.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren, in Ausnahmefällen auch bis zu 30 Jahren, sorgen für übervolle, unübersichtliche und staubige Archive. Kostbare und kostenintensive Gewerbeflächen werden durch das interne Dokumentenarchiv belegt. Jedes Jahr muß wertvolle Arbeitskraft in die Logistik der Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente investiert werden. Unsicherheit herrscht oft auch bei folgenden Fragen: Wann können welche Dokumente vernichtet werden? Wann laufen Fristen aus und wie entsorgt man Dokumente fachgerecht?
Spätestens wenn die Lagerung der Dokumente zum unüberschaubaren und risikoreichen Problem wird, ist das Angebot professioneller Archivierungsdienstleister gefragt. Eine Möglichkeit ist die Digitalisierung von Dokumenten, die sich jedoch bei Altdokumenten häufig als unverhältnismäßig aufwendig erweist. Die physische Auslagerung, d.h. die Lagerung der Papierbestände in externen Archiven, ist hier die effizientere Lösung.
Die Meta Archivdepot GmbH bietet ihren Kunden beide Möglichkeiten an, wobei sich die physische Archivierung als Kernkompetenz der Franchise-Gruppe herausgebildet hat. An 15 Standorten in Deutschland und der Schweiz archiviert und verwaltet die Meta-Gruppe bereits mehr als 230 Kilometer Akten und gehört zu den Marktführern der Branche. Dahinter steckt die Franchise-Idee, eine Fullservice-Archivdienstleistung zu erbringen – inklusive Consulting, Aufbereitung und Neustrukturierung von Archiven, Transport und Verpackungsleistungen, Lagerung, Bereitstellung von Dokumenten auf Anforderung, Kassation.
Modernste Sicherheitsstandards der Depots, der Vorteil der Raumgewinnung, die Gewährleistung des optimalen Datenschutzes und eine größere Transparenz durch permanente Protokollierung sind nur einige Vorteile, die eine Auslagerung mit sich bringt. Dabei sind Kostensenkungen um bis zu 70 Prozent möglich.
Das System der Meta Archivdepot GmbH gewährleistet durch die elektronische Codierung und verschlüsselte Lagerhaltung zuverlässigen Schutz vor dem Zugriff unberechtigter Personen. Den Dokumenten werden alle relevanten Informationen zugeordnet. Suchbegriffe, Zugangsberechtigungen, Vernichtungsdatum und viele weitere Details werden erfaßt und ermöglichen eine eindeutige Identifizierung. In Archivboxen werden mit entsprechenden Codierungen versehene Dokumente nach einem computergestützten System in die anonymisierte Lagerhaltung eingebracht. Die ausschließlich fest angestellten Mitarbeiter der Meta-Archivdepots unterliegen den Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes und sind dem deutschen Bank- und Sozialgeheimnis verpflichtet.
Allein vom Kunden autorisierte und seitens Meta eindeutig identifizierbare Personen erhalten Zugang zu den gewünschten Dokumenten, die in hochmodernen, zuverlässig gegen Einbruch, Feuer- und Wasserschäden gesicherten Depots beherbergt und mit Hilfe der eigenen komplexen Software auf Anfrage bereitgestellt werden. Die Anforderung eines Dokumentes erfolgt über eine Online-Datenbank, über Interne und per Fax, E-Mail oder Brief.
Nachdem die Zugriffsberechtigung geprüft ist, wird der Dokumentenstandort ermittelt. Das Dokument wird herausgesucht, zum Versand vorbereitet und nach Bearbeitung gegebenenfalls sofort rücksortiert. Jede Bereitstellung wird genauestens protokolliert, um dem Kunden einen stets transparenten Einblick in den Aktentransfer zu ermöglichen, Per Post, Fax, E-Mail, Bote oder durch eine persönliche Anlieferung erreichen die angeforderten Dokumente dann die Schreibtische des Kunden. Innerhalb von 15 Minuten kann jedes Dokument per Mail oder Fax zugestellt und eingesehen werden.
[zurück]